Merangka Struktur Organisasi Perniagaan

Ini adalah salah satu perkara yang sering menjadi isu kepada usahawan. Adakah ada satu struktur organisasi yang sesuai untuk kesemua perniagaan?

Ada beberapa panduan yang boleh dijadikan pedoman.

Pertama, struktur organisasi seharusnya memudahkan perniagaan anda untuk mencapai strategi dan matlamat perniagaan sesuai dengan model perniagaan yang dipilih. Ini bermakna kena ditetapkan matlamat dan strategi dahulu sebelum struktur organisasi dirangka, bukan sebaliknya.

Memang di dalam perniagaan ada operasi dan proses utama seperti pembuatan, pemasaran dan jualan. Setiap operasi dan proses perlu kepada orang yang akan menguruskannya. Semakin banyak dan besar operasi dan proses, orang yang menguruskannya perlu disusun dengan kaedah-kaedah tertentu. Maka terbentuklah jabatan, bahagian dan pelbagai struktur lain. Inilah yang perlu disusun dengan logik, sesuai dengan logik perniagaan.

Kedua, teknologi dan sistem akan mempengaruhi struktur organisasi. Contohnya, dahulu kebanyakan perniagaan perlu menyediakan kemudahan IT sendiri. Jadi adalah jabatan IT untuk membentuk dan menguruskan sistem. Sekarang mereka boleh menggunakan perkhidmatan pihak ketiga seperti cloud computing. Jadi, fungsi yang diperlukan adalah untuk mengurus hubungan dengan pihak ketida agar perkhidmatan mereka sentiasa sesuai dengan kehendak perniagaan. Nampak bezanya?

Ketiga, struktur organisasi boleh berubah, sesuai dengan perubahan strategi dan perkembangan perniagaan.

Jika sesebuah perniagaan yang biasanya membeli barangan yang dijualnya membuka kilang untuk mengeluarkan barangannya sendiri, perubahan di dalam fungsi pengurusan akan berlaku kerana menguruskan pembelian berbeza dengan pengurusan pembuatan. Orang yang menguruskan fungsi ini pun tidak semestinya sama. Perkara yang sama akan berlaku kepada syarikat yang mengubah model perniagaan dari menggunakan jurujual sendiri kepada agen-agen yang dilantik di sekitar pasarannya di seluruh negara.

Oleh yang demikian, struktur perniagaan hendaklah mempunyai objektif atau matlamat yang jelas, iaitu untuk menjadikan perniagaan lebih efektif, bukan mengikut-ikut apa yang orang buat. Ianya juga hendaklah sentisa sesuai dengan strategi dan pelaksanaan strategi yang boleh berubah dari masa ke semasa. Bila operasi dan proses perniagaan berubah, orang yang menguruskannya juga perlu dinilai semula.