Komunikasi Berstrategi

IMG_1101Saya nak kongsi sedikit berkenaan komunikasi berstrategi. Sebelum tu saya nak mengaku saya bukan pakar komunikasi. Hanya belajar sikit-sikit tapi saya amalkan di sepanjang kareer profesional saya. Jadi kalau tak bersetuju pun tak apalah.

Apa yang akan saya kongsi dibahagi kepada 3 bahagian:

  • Pengalaman semasa menubuh dan membesarkan Khairuddin Hasyudeen & Razi, sebuah firma akauntan awam;
  • Pengalaman semasa menerajui Institut Akauntan Malaysia sebagai Presiden; dan
  • Pengalaman semasa menubuhkan Lembaga Pemantauan Audit dan sebagai Pengerusi Eksekutif yang pertama.

Saya akan cuba kongsikan apa yang saya mahu capai, strateginya serta bagaimana komunikasi digunakan. Maknanya, komunikasi ni bukan sekadar teknik tapi mempunyai elemen yang lebih mendalam. Kaedah yang digunakan hanyalah selepas objektif dan pencapaian ditetapkan terlebih dulu.

Mengukuhkan KHR

Latarbelakang:

Khairuddin Hasyudeen & Razi ditubuhkan pada tahun 1998 hasil dari gabungan 3 firma perakaunan. Hasil dari gabungan ini, KHR mempunyai 5 rakankongsi dan beroperasi dari 4 pejabat, 2 di Kuala Lumpur dan masing-masing di Alor Setar dan Melaka.

Cabaran komunikasi:

Untuk menanam pandangan di kalangan pelanggan dan pihak berkepentingan lain bahawa KHR ialah sebuah firma yang kukuh dan mempunyai keupayaan dan kualiti yang setanding dengan firma-firma yang sudah lama bertapak;

Meyakinkan kakitangan kami bahawa KHR ialah sebuah firma yang menawarkan perkhidmatan profesional yang berkualiti dan mereka perlu berkerjasama sebagai satu pasukan untuk menyampaikan apa yang kami janjikan kepada pelanggan kami.

Objektif-objektif komunikasi:

Luaran:
Menjenamakan KHR sebagai sebuah firma yang mana kemampuannya sama dengan mana-mana firma global

Tidak membawa imej Bumiputera tapi menonjolkan sebuah firma yang menawarkan perkhidmatan dan kualiti global

Dalaman:
KHR didokong oleh kakitangan yang terlatih yang mampu untuk memberikan perkhidmatan profesional yang menepati piawaian yang ditetapkan

Langkah-langkah yang diambil:

Mewujudkan ibubejabat korporat di Plaza IGB pada tahun 1998. Pada tahun 2000, kesemua operasi KHR di Kuala Lumpur dipindahkan ke satu lokasi saja di Megan Phileo Avenue, tidak berapa jauh dari KLCC

Kesemua komunikasi dengan pelanggan dan pihak dalaman menggunakan format yang sama berdasarkan panduan imej korporat yang dibentuk, termasuk mempunyai laman sesawang yang membawa imej yang ditetapkan

Menggunakan slogan “Linking Strategy to Value” sebagai isyarat matlamat perkhidmatan kami ialah untuk membantu pelanggan mencapai strategi mereka

Saya sebagai Pengerusi Eksekutif menjadi jurucakap kepada KHR di dalam perkara-perkara yang berkaitan firma

Mengeluarkan surat berita “KHR Global Views” yang diedarkan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan. Ianya bertujuan untuk mempamerkan bahawa KHR mempunyai pandangannya yang tersendiri berkenaan perkembangan perniagaan dan tidak terhad kepada perakaunan sahaja

Mengadakan latihan-latihan bersama di kalangan kakitangan agar mereka percaya mereka adalah dari satu keluarga yang besar yang sama dengan kualiti perkhidmatan yang sama dan menyerlahkannya semasa berinteraksi dengan pelanggan

Menganjurkan hari keluarga di luar Kuala Lumpur yang dihadiri oleh kakitangan dan keluarga dari kesemua pejabat

Ulasan:

Fokus komunikasi kami ialah untuk meyakinkan pelanggan bahawa kami berkemampuan untuk membantu mereka mencapai kejayaan perniagaan. Sebab itu perkataan Global, Strategy dan Quality menjadi tekanan

Penekanan di atas juga bertujuan untuk mencabar kakitangan kami untuk keluar dari kepompong budaya bersederhana dan cuba mencapai tahap yang tinggi. Dengan tidak menggunakan istilah Bumiputera di dalam mana-mana dokumen kami, apa-apa persepsi dan halangan yang dikaitkan dengan istilah demikian cuba dibuang dari minda mereka

Kita tidak boleh menumpukan komunikasi kita kepada pihak luar saja. Kakitangan kita juga perlu diyakinkan kerana merekalah yang akan menunaikan janji-janji yang dibuat

Komunikasi memerlukan pelbagai sumber, bukan terhad kepada apa yang ditulis atau diucap sahaja. Ianya merangkumi pelbagai kaedah dari lokasi, budaya, interaksi dan lain-lain

Komunikasi juga perlu kepada matlamat yang jelas supaya mesej yang mahu disampaikan tepat kepada sasaran luaran dan juga dalaman

Kita kena jujur di dalam berkomunikasi dan menghidupkan mesej yang mahu disampaikan di dalam budaya kerja perniagaan kita

Menjelaskan fungsi Institut Akauntan Malaysia di kalangan pihak berkepentingan

Latarbelakang:

Saya telah dilantik sebagai Ahli Majlis Institut Akauntan Malaysia (MIA) pada tahun 2000. Pada tahun 2005 saya menjawat jawatan Naib Presiden dan kemudiannya menjadi Presiden pada tahun 2007 hingga 2009.

MIA ada 2 fungsi utama, membangun profesion perakaunan di Malaysia dan menjadi pengawalselia profesion berkenaan. Kerja-kerja pembangunan merangkumi latihan dan pembentukan piawaian profesional manakala objektif utama kawalselia ialah untuk mempastikan setiap akauntan berdaftar menjalankan kerja mereka dengan mematuhi piawaian berkenaan termasuk etika profesional.

Tentunya kerja-kerja pembangunan lebih popular manakala kerja-kerja kawalselia tidak disukai oleh ahli-ahli. Ini menyebabkan MIA tidak dikira sebagai sebuah badan yang efektif dari aspek kawalselia dari kacamata pihak-pihak yang berkepentingan termasuk badan-badan kawalselia yang lain.

Cabaran komunikasi:

Bila saya dilantik sebagai Presiden, saya perlu jelaskan misi saya untuk tempoh 2 tahun ke hadapan. Saya pilih “memperkukuhkan kredibiliti akauntan di Malaysia” sebagai matlamat yang saya tuju.

Kaedahnya ialah dengan menjadikan MIA efektif di dalam melatih ahli dan menggunapakai piawaian yang bertaraf global. Ini membolehkan prestasi profesional ahlinya sentiasa tinggi dan menambah nilai kepada majikan dan pelanggan. MIA akan mengambil tindakan ke atas ahli-ahli yang gagal mengekalkan kelakuan profesional mereka.

Bila ahli-ahli MIA dikira mempunyai kredibiliti yang tinggi, nilai mereka akan juga menjadi lebih tinggi dan lebih dihormati. Tentunya gaji dan yuran profesional akan bertambah.

Inilah perkara yang perlu saya sampaikan kepada ahli MIA dan pihak berkepentingan yang berkenaan.

Objektif-objektif komunikasi:

Luaran:

MIA adalah sebuah badan kawalselia yang efektif dan meletakkan kepentingan awam di atas kepentingan akauntan

Dalaman:

MIA akan menawarkan program latihan dan pembangunan ahli yang relevan, sentiasa mempastikan piawaian yang digunapakai terkini dan akan mengambil tindakan secara tegas dan adil.

Langkah-langkah yang diambil:

Memasukkan mesej berkenaan “memperkukuhkan kredibiliti akauntan di Malaysia di dalam semua saluran komunikasi seperti surat berita dan ucapan-ucapan Presiden

Mengadakan dialog dengan ahli-ahli di seluruh negara dan menekankan mengapa mereka perlu dlihat sebagai golongan profesional yang kredibal

Menambah bilangan kakitangan MIA di dalam bahagian latihan, piawaian profesional dan penguatkuasaan dan meningkatkan kerja dan aktiviti MiA di dalam ketiga-tiga perkara yang ditegaskan di dalam mesej yang disampaikan kepada ahli dan pihak berkepentingan

Bagi ahli-ahli yang berasa MIA perlu menjaga kepentingan mereka kerana mereka membayar yuran tahunan, saya katakan “kerajaan telah memberikan konsesi kepada MIA untuk mengutip duit dari mereka untuk digunakan bagi mengawalselia mereka”

Mesej lain yang saya sentiasa ulang ialah “MIA perlu popular di kalangan 25 juta rakyat Malaysia, bukan di kalangan 25,000 akauntan” saja

Mengubah kaedah MIA di dalam menangani kes-kes berkepentingan awam. Dulunya kenyataan dari MIA bila ada kes yang dilaporkan di media ialah “kami masih belum menerima aduan awam dan tidak boleh bertindak sehingga ada aduan dibuat”, apa yang saya buat ialah bila perkara yang sama berlaku saya arahkan MIA terus menulis kepada pihak berkenaan dan bila pihak media menghubungi MIA, kita memberi kenyataan “MIA sudah meminta penjelasan dari ahli yang berkenaan dan akan membuat susulan yang sewajarnya bila mendapat penjelasan”. Ini menampakkan MIA yang lebih proaktif

Di dalam perlaksanaan perkara-perkara di atas, MIA mendapatkan perkhidmatan perunding media yang menguruskan perkara-perkara berkenaan komunikasi luaran dan dalaman

Presiden, Pengerusi jawatankuasa berkenaan dan kakitangan kanan diberikan latihan media supaya faham dan boleh berinteraksi dengan pihak media, jika perlu

Sebagai Presiden, saya menjadi jurucakap utama dan menjadi muka yang menghadap media dan pihak berkepentingan dengan maklumat yang kemaskini dan tepat serta meyakinkan

Ulasan:

Untuk memimpin sebuah badan awam, kejelasan misi adalah mustahak dan ini perlu disampaikan kepada kesemua pihak yang berkepentingan, luaran dan dalaman

Mereka kena tahu apa yang boleh diharapkan dari kita dan apa yang bukan kerja kita supaya tidak ada salah anggap

Orang yang paling penting di dalam komunikasi ialah orang nombor satu di dalam organisasi, bukan ketua unit komunikasi

Untuk menyampaikan apa yang dijanjikan, keupayaan dalaman organisasi perlu ditingkatkan, kena labur duit dan tenaga, proses yang lama kena dikaji semula

Aktiviti organisasi kena selari dengan misi yang ingin dicapai

Jika kita kekurangan keupayaan, gunalah pihak yang memang arif di dalam bidang yang berkenaan

Ketelusan di dalam operasi akan meningkatkan keyakinan awam, namun ini perlu dirancang dengan baik dan maklumat yang tepat dan kemaskini hendaklah dikongsi supaya orang lain faham apa yang berlaku sebenarnya

Kesemua pimpinan, aktiviti dan program institusi serta saluran komunikasi mestilah menjana mesej yang sama setiap masa dan ini mesti dipantau dan diurus, ianya tidak menjadi secara sendiri.

Memperkenalkan Lembaga Pemantauan Audit di Malaysia dan luar negara

Latarbelakang:

Saya telah diberi kepercayaan untuk menubuhkan Lembaga Pemantauan Audit (AOB) pada tahun 2010. Ianya diperuntukkan di bawah Akta Suruhanjaya Sekuriti.

Tujuan penubuhan AOB adalah untuk meningkatkan kualiti audit entiti berkepentingan awam (PIE) seperti syarikat tersenarai, bank dan syarikat insuran. Sebelum wujudnya AOB, tugas memantau kualiti audit dilakukan oleh MIA. Malangnya ada banyak kekurangan menyebabkan AOB perlu ditubuhkan.

Kawalselia audit adalah satu perkara yang perlu ada di dalam kawalselia pasaran modal moden dan diambilkira bila sesuatu pasaran saham dinilai. Di peringkat antarabangsa, International Federation of Independent Audit Regulators (IFIAR) adalah badan yang menjadi tonggak kepada pemantauan kualiti audit.

Oleh yang demikian, AOB bukan saja perlu diiktirag di Malaysia malah ianya juga perlu diiktiraf di luar negara.

Cabaran komunikasi:

Meyakinkan kesemua pihak berkepentingan bahawa AOB adalah sebuah badan bebas yang mempunyai kemampuan untuk menyelia firma audit yang mengaudit PIE setanding dengan badan yang seumpamanya.

Objektif-objektif komunikasi:

Malaysia:

AOB mempunyai kakitangan, sistem, proses dan keupayaan untuk memantau kesemua firma yang berkenaan dan menjalankan tugas kawalselianya dengan adil dan saksama

Fokus AOB ialah untuk meningkatkan keyakinan kepada laporan audit PIE dan apa-apa tindakan yang diambil hanyalah bila firma yang terlibat gagal untuk memberi perkhidmatan berdasarkan piawaian profesional yang berkenaan

Menjadi sebuah badan kawalselia yang telus, sesuai dengan fungsi dan objektif AOB

Luar negara:

Struktur, piawaian, pendekatan dan kaedah AOB memenuhi kehendak sebagai sebuah badan kawalselia bebas dan ianya merupakan sebuah badan kawalselia yang efektif dan boleh dipercayai oleh badan-badan kawalselia negara-negara lain

Langkah-langkah yang diambil:

Sebagai Pengerusi Eksekutif, saya mengambil peranan sebagai jurucakap utama dan menerangkan berkenaan strategi, proses, penemuan dan tindakan AOB di pelbagai platfom

AOB membentuk strategi yang jelas bagaimana ia mahu meningkatkan kualiti audit PIE di Malaysia

Strategi berkenaan dikongsikan dengan firma audit yang berdaftar dan lain-lain pihak berkepentingan seperti badan-badan kawalselia di Malaysia dan luar negara

Fokus awal AOB ialah untuk membiasakan firma audit dengan rangka kerja kawalselia AOB dan tidak memberi penumpuan kepada tindakan penguatkuasaan sehinggalah firma-firma audit faham apa yang dijangkan oleh AOB (regulatory expectations)

Proses-proses AOB membolehkan firma-firma audit faham apa yang dibangkitkan oleh AOB, mengapa ianya tidak menepati piawaian dan mengapa tindakan perlu diambil

AOB mengambil bahagian di dalam perbincangan dan forum di Malaysia dan di luar negara

Membuat kenyataan akhbar dan memberi maklumat kepada media berkenaan aktiviti AOB dengan terbuka

Menjadi ahli IFIAR dan menubuhkan Forum Badan Kawalselia Audit ASEAN

Menganjurkan latihan bersama di Malaysia dan menghadiri latihan kawalselia audit di luar negara

Mengumumkan tindakan-tindakan kawalselia ke atas juruaudit dan firma-audit yang gagal mematuhi piawaian

Menyediakan laporan tahunan yang menyeluruh bagi menyampaikan maklumat dan mesej berkenaan penemuan, tindakan dan hasrat AOB untuk masa depan

Ulasan:

Sebuah badan kawalselia perlu berkomunikasi dengan efektif dengan kesemua pihak yang berkepentingan

Ianya juga perlu telus di dalam kesemua aspek berkaitan strategi, rangka kerja, operasi dan juga tindakan kawalselia

Dengan berkongsi strategi dan proses AOB, firma-firma audit lebih faham untuk menyusun strategi mereka supaya mereka boleh meningkatkan kualiti audit, objektif utama AOB

Dengan hasil kerja yang baik, AOB diterima sebagai sebuah badan kawalselia yang efektif di Malaysia dan di luar negara

Asian Corporate Governance Association, sebuah badah yang menilai kualiti tadbirurus korporat di rantau ini dan disokong oleh pelabur-pelabur antarabangsa telah mengiktiraf AOB sebagai sebuah badan kawalselia audit yang berkesan

Penutup

Saya telah kongsikan 3 episod pengalaman saya yang mana saya menggunakan komunikasi sebagai salah satu cara untuk mencapai strategi yang lebih besar. Komunikasi juga merangkumi perkara yang lebih luas, bukan terhad kepada ucapan atau tulisan saja. Ianya adalah alat, bukan matlamat.

Ada dua latihan yang saya lalui yang banyak membantu di dalam membentuk pendekatan komunikasi saya.

Saya telah menghadiri latihan imej korporat yang banyak mengajar saya berkenaan pembentukan persepsi dari pakaian, tingkah laku, gelagat dan cara kita berinteraksi dengan orang lain. Jadi imej ni bukan sekadar memilih jenis dan warna pakaian lah.

Satu latihan lagi ialah latihan media yang merangkumi kaedah berinteraksi dengan media. Kita kena faham bagaimana berita dibentuk hasil dari interaksi kita dengan pemberita. Diam, di dalam banyak keadaan, akan mengiyakan apa yang mereka tanya. “Tidak ada komen” adalah jawapan yang paling patut dielakkan.

Oleh kerana komunikasi adalah hasil dari interaksi kita dengan manusia, memahami kaedah manusia berfikir dan membentuk persepsi juga adalah penting. Kita kena faham cara orang berfikir, tidak memaksa orang berfikir cara kita.

Yang akhir sekali ialah keikhlasan kita di dalam berkomuniksi. Manusia susah hendak ditipu melainkan mereka rela kerana ada matlamat lain. Orang boleh baca kita jujur atau sebaliknya. Dengan kejujuran, kita akan berani berkata benar, walaupun tidak mempopularkan diri kita.

Semoga apa yang telah saya kongsikan bermanfaat.

Tinggalkan Jawapan

Masukkan butiran anda dibawah atau klik ikon untuk log masuk akaun:

WordPress.com Logo

Anda sedang menulis komen melalui akaun WordPress.com anda. Log Out /  Tukar )

Google photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Google anda. Log Out /  Tukar )

Twitter picture

Anda sedang menulis komen melalui akaun Twitter anda. Log Out /  Tukar )

Facebook photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Facebook anda. Log Out /  Tukar )

Connecting to %s