Anak saya dan isterinya menjalankan perniagaan pembekalan kuih dan makanan tradisi melalui jenama Kek Kuzi. Mereka ambil tempahan secara atas talian atau telefon, memasak di kediaman mereka dan menghantarnya pada ketika yang dijanjikan. Model perniagaan yang mudah.
Mungkin kerana pernah menjadi seorang akauntan, anak saya sudah memikirkan apa yang boleh menimbulkan masalah kepada perniagaan mereka dari segi operasi. Mereka sediakan dapur-dapur tambahan sekiranya ada yang rosak. Tak boleh berniagaan memasak dengan satu dapur sahaja. Jika rosak, terus terhenti perniagaan.
Oleh kerana mereka tinggal di kediamaan secara menyewa, mereka terlepas pandang tentang akaun elektrik mereka. Ianya didaftarkan di atas nama penyewa lama. Bila penyewa lama menutup akaunnya dengan TNB, TNB potong bekalan elektrik dengan membuang meter.
Mungkin SOP TNB hanya mengkehendaki pekerja atau kontraktornya mengesahkan dengan pelanggan dan terus membuka meter elektrik jika pelanggan sudah menutup akaun. Mereka tidak mengambil kira di zaman ini yang mana premis yang mana akaun hendak ditutup mungkin ada penghuninya yang akan merana jika bekalan dipotong dan memakan masa untuk disambung semula. Sebab itulah SOP ni kena sentiasa diperbaharui sesuai dengan perubahan landskap perniagaan. Pihak yang berkepentingan (stakeholders) kena diambilkira juga.
Jadi tiba-tiba operasi perniagaan anak saya terhenti kerana berapa banyak dapur elektrik yang ada, mereka tak boleh digunakan jika bekalan elektrik terputus. Nak buka akaun baru dikatakan akan mengambil masa 2 minggu. Bising kepada tuan premis pun tak akan mencepatkan proses demikian kerana TNB ada SOPnya sendiri. Hujung minggu ini adalah minggu orang beraya dan Hari Bapa. Mereka ada banyak tempahan. Memang situasi menjadi kritikal.
Nasib baik mereka boleh beroperasi dari rumah saya. Mungkin sedikit susah tetapi boleh meneruskan operasi untuk memenuhi tempahan pelanggan mereka. Bagaimana pula jika mereka menggunakan alatan yang lebih canggih dan tak boleh dibawa ke tempat lain dengan mudah?
Ini adalah satu contoh mudah mengapa setiap perniagaan perlu ada Perancangan Penerusan Operasi (Business Continuity Plan) supaya perniagaan boleh diteruskan jika ada halangan-halangan yang muncul yang boleh menyebabkan perniagaan terhenti. Langit tidak selalunya cerah. Akan ada harinya yang mana apa yang biasa kepada akan jadi luar biasa. Bila itu berlaku dan operasi terggangu, apa yang patut dibuat supaya perniagaan boleh diteruskan?
Bagi sebuah bank misalnya, pelan penerusan perniagaan memerlukan bank berkenaan mempunyai perancangan yang lengkap supaya perniagaan terus berjalan jika berlaku sebarang ganguan. Contohnya, sistem IT. Bank kena adakan satu premis asing yang dilengkapkan dengan sistem IT yang sama dengan apa yang digunapakai supaya ianya boleh diguna jika premis utama bank yang menjadi pusat IT tidak boleh digunakan. Kesiapsediaan ini hendaklah juga diuji supaya bila insiden yang menghalang berlaku seperti kebakaran, operasi boleh dipindahkan ke lokasi yang sudah disediakan tadi.
Adalah diharapkan perkongsian ini menjadi panduan kepada usahawan di luar sana supaya bersedia dengan pelan penerusan operasi masing-masing. Tanpa perancangan sebegini, perniagaan boleh terjejas di dalam tempoh yang lama jika ada perkara luar jangka berlaku.
Pok Nik Deen 